ConceptSearchユーザー 情報処理／技術コンサルタント 芝田 潤　氏 （44歳）

芝田「情報処理システムの構築に関する提案やアドバイスが主な仕事です。お客様のニーズに応える技術を提案したり、製品選定をするなど、いわばプロジェクトの側面支援ですね。

　 関連する国内外の技術を把握する立場なので、社内外から毎日舞い込む問い合わせに対して、遅くとも半日以内に的確な情報を提供しなければなりません。 他社からの資料や雑誌記事、購入した調査データなどを合計すると、およそ3,000のフォルダと50,000にものぼるファイルが蓄積されています。この中から、必要な情報を取り出す必要があります。」

---膨大な量ですね！　ConceptSearchを使う以前は、どのように文書管理や検索をされていたのですか？

芝田「普段利用しているPCには、重要なデータは入れていません。容量的な面、そしてデータのセキュリティを確保するという面から、文書はすべてネットワークドライブに保存しています。これらを目的やプロジェクトごとに、大分類から小分類まで細かく分け、それぞれ適切と思われるフォルダに格納していました。

　このように、ある程度絞り込めるようにしておきつつ、Windowsやメーラーの検索機能を使うのですが、キーワード、時間軸、分類など、角度を変えて探さなければ見つからないことも多かったですね。しかも、一度分類のルールを固定してしまうと、あとから変更するのが難しいという欠点もありました。

　また、ひとつの文書がいくつかの分類項目に該当してしまい、どのフォルダに保存したらいいのか判断に困る、といったケースも出てきてしまって。ファイルを探しやすくするための工夫のはずが、文書管理の手間に疲れてしまった（笑）。こんな状況を早く脱却したいと思って、デスクトップ検索ソフトを購入したんです。」

---他のソフトとの比較検討はされましたか？

芝田「ConceptSearchを知る少し前、2005年の初頭に、GoogleやMSN、Yahoo!などによるフリーのデスクトップサーチエンジンがリリースされました。当時、これらを使ったシステムをお客様に提案したいと考えていたこともあって、それぞれの機能や性能を比較検証したことがあったんです。でも正直、期待値ほどではありませんでした。

　そんなとき、Shurikenを買おうと思ってJust MyShopを見ていたら、ShurikenとのコンビでConceptSearchが紹介されていたんです。さっそく評価版をダウンロードして試用してみると、予想以上にいい。フリーのツールが満たしていなかった条件を満たしていたんですね。このShurikenとのセットをすぐに購入しました。」

---フリーのデスクトップサーチエンジンにはできなくて、ConceptSearchができたこととは？

芝田「まず、ネットワークドライブを検索対象にできること。これは大前提でしたね。さらに、客先や出張先などでネットワークに繋がっていない状態でも、検索結果でファイルが保存されている場所（フォルダ）がわかること。これらは、フリーの検索エンジンではできませんでした。あとは、検索対象フォルダごとに、インデックス（文書データベース）の更新ができることですね。

　 そして、ここが一番重要なのですが、あいまい検索ができることです。」

---一般的なキーワード検索は、完全一致型ですね。

芝田「そうです。その点、ConceptSearchでは表記が違っても、似た意味の言葉があればヒットします。たとえば“ポータル”や“EIP”（※）といった表記を気にする必要がない。過去のファイルで使った言葉を一字一句正確に覚えているとは限りませんから、これは嬉しい。私は自然文ではなく、キーワードを2〜3個入れてアンド検索するのですが、イメージしていた文書はほぼ見つかります。」

---文書管理のストレスからも開放されたと。

芝田「シビアなフォルダ分類から解放されたので、文書を保存するときも気が楽になりました（笑）。もちろん、現在でもある程度の分類をしてはいますが、ストレスを感じるほど厳密ではないですね。」

---その他の効果はいかがですか？

芝田「検索の手法が一本化されたことが大きいですね。お話したように、今まではキーワードや時間軸、分類といったさまざまな角度から検索していました。それに、ファイルはOSから、メールを検索するときはメーラーから検索しなければならなかった。あの資料はメールだったか、それともWord、Excelだったか…といったファイル形式が思い出せない文書を探す場合は、二度手間です。

　現在は、メールでもネットワークドライブでも、ConceptSearchを窓口として検索できる。おかげで検索時間が短縮でき、生産性も向上しました。以前は20〜30分かかっていたファイルの検索が、わずか数分で済む。検索速度が早いことに加え、本題に関係のない検索結果に目が留まり、無駄なファイルやウェブサイトを閲覧してしまう、いわゆる検索の寄り道をせずに済むことも影響していますね。ちなみに、検索の寄り道は、企業の生産性低下の要因として多くの企業で問題視されているんです」

---それに、思わぬ資料が検索結果の上位になったりしますよね。

芝田「あ、こんな資料があったんだ、ということはありますね。まさに、思わぬ“掘り出し物”です（笑）。

　50,000のファイルのうち、社内作成の文書は7割ほど。社外のパートナーさんやお客様からお送りいただいたメールの添付ファイルなど、自分で正確に把握していなかったファイルが結構あるんです。ConceptSearchを使うようになって、それらが活用できるようになった。これで、圧縮ファイルにも対応してくれれば、さらに嬉しいんですが。」

---そういったご要望がほかにもあれば、お聞かせください。

芝田「検索の実行中に、一時停止できる機能。あと、Microsoft Visioの文書に対応してほしい。エンジニアがシステム図を描くのに多く使っているソフトなので。

　それと、検索結果の一覧で、内容が似ているものはスレッドやツリー形式にまとめて表示できるといいですね。提案書などは、細かな修正が入っただけで内容はほとんど同じという「バージョン違い」が結構あります。これらがずらずらと表示されると、少々煩わしい。“類似度90％”といったふうに、ある程度、元が同じと判別できればまとめてほしい。メールでも、同一のテーマに関する返信のやりとりに関してスレッド表示できれば、検索結果がぐっと見やすくなると思います。贅沢な要望ですけれど（笑）。

また、データへアクセスするというソフトの性格上、セキュリティ対策の機能もほしい。ドライブやフォルダにアクセス権限を設定していても、キーワードに“重要”“極秘”“顧客名簿”、あるいは直接個人名を入力すると、未読のメールや添付ファイルといった予想外の場所から該当文書がヒットしてしまうことも考えられます。事前事後の対策として、起動時のユーザー認証と検索ログ記録機能はあった方がいいですね。」